Privacyverklaring i.h.k.v. de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG)
Essense Training en Advies en Essense Opleidingen coachen individuele personen en teams in hun ontwikkelingsproces. In deze verklaring documenteren we hoe wij met persoonsgegevens omgaan in het kader van de AVG.
Alle mensen waarvan de gegevens worden bijgehouden hebben het recht om:
- Hun gegevens in te zien
- Hun gegevens te wijzigen of te laten verwijderen
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Welke gegevens verwerken we?
- Naam- en adres- en telefoongegevens van individuele personen en organisaties
- Intake- en evaluatieverslagen (analoog en digitaal)
- Persoonlijke gegevens die individuen, leidinggevenden, teamleden en andere betrokkenen bij een opdrachtgever mondeling verstrekken aan de coaches van Essense (coachingdossiers worden alleen analoog opgeslagen).
Individuele personen en organisaties wordt in de uitvoeringsovereenkomst schriftelijk toestemming gevraagd om deze gegevens te mogen bewaren.
Met welk doel verwerken wij deze gegevens?
De gegevens van cliënten/opdrachtgevers worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst of het relatiebeheer met betreffende cliënt/opdrachtgever.
De gegevens uit 1. voor:
- De communicatie en informatie-uitwisseling in het kader van een opdracht.
- De facturering van verrichte werkzaamheden.
- Voor het onderhouden van de relaties met (potentiële) cliënten/opdrachtgevers.
De gegevens uit 2. en 3.: - Om een opdracht professioneel en kwalitatief goed uit te kunnen voeren.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
- Gegevens onder 1. worden na afronding van een opdracht maximaal 10 jaar bewaard.
- Gegevens onder 2. worden maximaal 3 jaar bewaard, of zoveel langer als nodig is ten behoeve van het relatiebeheer met betreffende cliënt/opdrachtgever.
- Gegevens onder 3. die herleidbaar zijn naar individuele personen worden na afronding van de opdracht, of het beëindigen van de relatie maximaal 2 jaar bewaard.
- Gegevens onder 3. die niet herleidbaar zijn naar individuele personen worden maximaal 3 jaar bewaard, of zoveel langer als nodig is ten behoeve van onderzoek of het relatiebeheer met betreffende cliënt/opdrachtgever.
Met wie worden deze gegevens gedeeld?
Gegevens onder 1. 2. en 3. zijn alleen ter inzage van de coaches/opleiders van Essense Training en Advies en Essense Opleidingen. Deze gegevens worden niet gedeeld met verwerkers buiten Essense Training en Advies en Essense Opleidingen. Uitzondering hierop vormen de gegevens onder 1. Deze zijn in te zien door onze accountant in het kader van de controle van de administratie. De factuurgegevens worden opgeslagen in ons digitale boekhoudpakket. Indien gegevens aan derden worden verstrekt zal vooraf toestemming worden gevraagd aan de betrokkenen waar deze gegevens betrekking op hebben. Bijvoorbeeld in het kader van trainingen.
Datalekken
Essense heeft maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. Eventuele datalekken worden geregistreerd en gedocumenteerd t.b.v. de Autoriteit Persoonsgegevens.